Projektüberblick
Das Projekt „Kommunaler Immobilienservice Potsdam“ untersuchte die bestehenden Geschäftsprozesse eines kommunalen Eigenbetriebs mit dem Ziel, organisatorische, informatorische und technische Schwachstellen systematisch zu identifizieren und konkrete Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.
Im Fokus standen insbesondere:
- Auftragsvergabe
- Bauunterhalt
- Rechnungseingang
Ausgangslage
Der Kommunale Immobilienservice Potsdam ist als Eigenbetrieb für Verwaltung, Betrieb, Bau und Instandhaltung kommunaler Gebäude verantwortlich.
Die historisch gewachsenen Organisationsstrukturen sowie heterogene IT-Systeme führten zu:
- Medienbrüchen
- redundanten Arbeitsschritten
- eingeschränkter Prozesstransparenz
Vorgehen & Methodik
Zur Analyse der Ist-Prozesse wurden Interviews mit Mitarbeitenden aller relevanten Bereiche durchgeführt und vorhandene Unterlagen ausgewertet.
Die Modellierung der Geschäftsprozesse erfolgte mit der Knowledge Modeling and Description Language (KMDL®).
Untersucht wurden unter anderem:
- Maßnahmenverwaltung (Havarien, Reparaturen, Bauunterhalt)
- Auftragsvergabe (freihändig, beschränkt, öffentlich)
- Rechnungseingang und Buchungsprozesse
Zentrale Erkenntnisse
Die Analyse zeigte mehrere strukturelle Schwachstellen, darunter:
- redundante Datenerfassung und Mehrfachbuchungen
- lange Durchlaufzeiten durch komplexe Unterschriftenprozesse
- mangelnde Transparenz zwischen Organisationseinheiten
- unzureichende Integration von IT- und Controlling-Funktionen
Diese Faktoren führten zu Effizienzverlusten und erschwerten eine ganzheitliche Steuerung.
Sollkonzept & Ergebnisse
Auf Basis der Analyse wurde ein Sollkonzept entwickelt, das organisatorische, prozessuale und technische Maßnahmen kombiniert.
Dazu zählen:
- klare Trennung von Investitions- und Bauunterhaltsprozessen
- verbesserte Prozesskoordination zwischen Fachbereichen
- Reduktion manueller und redundanter Arbeitsschritte
- gezielte Nutzung bestehender Informationssysteme
Die Maßnahmen wurden hinsichtlich Aufwand, Nutzen und Umsetzbarkeit priorisiert.
Mehrwert & Transfer
Das Projekt zeigt exemplarisch, wie wissenschaftliche Methoden der Wirtschaftsinformatik erfolgreich auf reale Herausforderungen in Verwaltung und öffentlichem Sektor angewendet werden können.
Die Ergebnisse unterstützen Kommunen dabei, ihre Prozesse:
- transparenter
- effizienter
- nachhaltiger
zu gestalten.