ERP-Test

Projektüberblick

Das Projekt „A&K Projekt ERP-Softwaretests“ hatte das Ziel, ERP- und Buchhaltungssoftware für kaufmännische Vorgänge in Kleinstunternehmen (SOHO), bei Selbstständigen und Freiberuflern systematisch zu testen und vergleichbar zu bewerten. Im Mittelpunkt stand dabei nicht die funktionale Vollständigkeit der Tools, sondern die Qualität der Eingabevalidierung, die Stabilität typischer Use Cases sowie die Benutzerfreundlichkeit im Arbeitsalltag.

Untersucht wurden sechs Lösungen: Sage 50 Connected, SevDesk, Papierkram, Zoho Books, Buchhaltungsbutler und MonKey Office 2022.

Ausgangslage

ERP- und Buchhaltungslösungen bilden die Grundlage für zentrale kaufmännische Prozesse wie Rechnungserstellung, Angebotsmanagement, Stammdatenpflege, Belegverwaltung und Zahlungsabwicklung. Gerade bei SOHO-Nutzern und Kleinstunternehmen ist der Bedarf hoch, gleichzeitig sind Ressourcen (Zeit, Budget, IT-Know-how) begrenzt.

In der Praxis entstehen dadurch typische Herausforderungen:

  • Fehleingaben durch unklare oder unzureichend validierte Eingabefelder
  • Dateninkonsistenzen (z. B. falsche PLZ/IBAN/E-Mail-Formate, unlogische Werte)
  • höhere Fehlerkosten durch manuelle Korrekturen und Medienbrüche
  • Abhängigkeit von intuitiver Bedienbarkeit, da lange Einarbeitungsphasen selten möglich sind

Das Projekt adressierte daher die Frage, wie robust und nutzerfreundlich marktgängige Lösungen bei Standardvorgängen tatsächlich sind.

Vorgehen & Methodik

Das Projekt wurde als Teamarbeit organisiert: Jedes Teammitglied testete eine Softwarelösung und dokumentierte die Ergebnisse strukturiert.

Methodisch wurde ein Blackbox-Testing-Ansatz gewählt (kein Zugriff auf Codebasis), kombiniert mit Tests anhand von Äquivalenzklassen. Dafür wurden standardisierte Eingaben verwendet, u. a.:

  • positive/negative Integer
  • Strings
  • Kombinationen aus String + Zahl
  • Sonderzeichen und Mischformen

Diese Testwerte wurden auf Eingabefelder in zentralen Use Cases angewendet und mit dem erwarteten Systemverhalten verglichen.
Das Vorgehen umfasste:

  • Recherche und Auswahl testbarer Software (inkl. Testversionen)
  • Festlegung eines gemeinsamen Testplans zur Vergleichbarkeit
  • Durchführung und Dokumentation der Tests je Use Case
  • Ergänzende Bewertung nicht-funktionaler Anforderungen (z. B. UX, Ease of Use)
  • Finale Punktebewertung (Skala 1–10) entlang definierter Kriterien, z. B.:
    • allgemeine Funktionalität
    • User Experience
    • Zugang/Kosten
    • Qualität der Eingabefeld-Validierung
    • Individualisierbarkeit

Zentrale Erkenntnisse

Die Tests zeigten deutlich, dass auch etablierte Systeme wiederkehrende Schwächen besitzen — insbesondere bei Eingabevalidierung und Plausibilitätsprüfungen. Typische Auffälligkeiten waren:

  • freie Textfelder ohne Formatprüfung (z. B. E-Mail, IBAN, PLZ)
  • unlogische Werte möglich (z. B. negative Maße/Gewichte/Bestände, Prozentwerte < 0 oder > 100)
  • uneinheitliche Regeln (z. B. Mindestlängen statt inhaltlicher Validierung)
  • teilweise starke Abhängigkeit von Dropdowns (gut für Konsistenz, aber manchmal unflexibel)

Gleichzeitig bestätigte sich:

  • Viele Tools bieten eine sehr gute User Experience und sind schnell erlernbar
  • Standardprozesse (Rechnung/Angebot/Kontakt/Artikel) sind meist gut abbildbar
  • Unterschiede zeigen sich vor allem bei Validierungsqualität, Customizing und Preis/Leistung

Ergebnisse & Vergleich

Die Ergebnisse wurden in einer Vergleichsmatrix zusammengeführt und als Gesamtbewertung dargestellt. In der finalen Gesamtschau erzielten besonders gute Bewertungen:

  • MonKey Office 2022 (starkes Customizing, solide Gesamtleistung)
  • SevDesk (sehr intuitive Bedienung, starke UX, gutes Preis/Leistung)
  • Zoho Books (gute Bedienbarkeit, Integration in ein größeres Ökosystem möglich)

Als wiederkehrender Befund über fast alle Lösungen hinweg:
Die Funktionalität der Eingabefelder (Validierung, Plausibilität, Einschränkungen) schnitt im Vergleich zu UX und Basisfunktionen am schwächsten ab und stellt den größten Hebel für Qualitätsverbesserungen dar.

Mehrwert & Transfer

Das Projekt zeigt, wie sich Methoden aus der Wirtschaftsinformatik (Testmethodik, Vergleichsbewertung, Qualitätskriterien) auf reale Softwareauswahl- und Einsatzentscheidungen übertragen lassen. Der konkrete Mehrwert liegt in:

  • einer vergleichbaren, methodischen Bewertung marktgängiger Tools
  • praktischen Hinweisen, wo Fehleingaben entstehen und wie Systeme Nutzer besser führen sollten
  • einer Entscheidungsgrundlage für SOHO/Kleinstunternehmen, welche Lösung zu Anforderungen wie Usability, Kosten, Funktionsumfang und Anpassbarkeit passt

Damit liefert das Projekt einen Beitrag zur Qualitätssicherung digitaler kaufmännischer Prozesse und unterstützt die Auswahl geeigneter Systeme für den Alltag kleiner Organisationen.